KVKK Hizmetleri: KVKK Avukatı Ne Yapar?

Giriş

Dijital çağda kişisel verilerin önemi her zamankinden daha yüksektir. Şirketler, kurumlar ve hatta küçük işletmeler günlük operasyonlarında çok miktarda kişisel veri işlemektedir. Bu verilerin güvenli ve hukuka uygun şekilde işlenmesi, bireylerin mahremiyetinin korunması ve kurumların itibarının sağlanması için kritik bir gerekliliktir. Türkiye’de, kişisel verilerin korunması alanında temel yasa 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)’dır. 2016 yılında yürürlüğe giren KVKK, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ile paralel birçok ilke barındırarak, bireylerin kişisel verilerinin korunmasını güvence altına almayı amaçlar.

KVKK, iş dünyası için yasal uyumluluk açısından büyük önem taşır. Kanun, kişisel verileri işleyen herkese belirli yükümlülükler getirerek veri sorumluları ve veri işleyenlere rehberlik eder. Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Veri işleyen ise veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen tarafı tanımlar. Bu ayrım, yükümlülüklerin ve sorumlulukların doğru anlaşılması açısından önemlidir. KVKK’ya uyum, yalnızca kanuni yaptırımlardan kaçınmak için değil; aynı zamanda müşterilerin güvenini kazanmak, veri ihlallerini önlemek ve kurumsal itibarın korunması için de elzemdir. Bu yazıda KVKK kapsamındaki yükümlülükleri, bir KVKK avukatının bu süreçteki rolünü ve 2024-2025 dönemindeki güncel gelişmeleri ele alacağız.

KVKK Kapsamındaki Yükümlülükler

KVKK, hem veri sorumlularına hem de veri işleyenlere çeşitli yasal yükümlülükler getirir. Bu yükümlülüklerin amacı, kişisel verilerin işlenmesinde hukuka uygunluğu sağlamak ve veri güvenliğini temin etmektir. Aşağıda, Kanun kapsamında veri sorumlusu ve veri işleyen bakımından başlıca yükümlülükler detaylandırılmaktadır.

Veri Sorumlusunun Yükümlülükleri

Veri sorumlusu, kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen taraftır ve KVKK kapsamında en geniş sorumluluğa sahip aktördür. Veri sorumlularının başlıca yükümlülükleri şunlardır:

• Hukuka Uygun ve Şeffaf Veri İşleme: Veri sorumluları, kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun şekilde işlemek zorundadır. İşlenen verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak, meşru ve açık amaçlar için işlemek ve bu amaçlara uygun şekilde kullanmak temel ilkeler arasındadır.
• Aydınlatma Yükümlülüğü: KVKK’nın 10. maddesi uyarınca veri sorumlusu, kişisel verileri toplarken ilgili kişileri bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu kapsamda veri sorumlusu, kendi kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen verilerin kimlere aktarılabileceği, hukuki dayanakları, veri toplama yöntemi ve ilgili kişinin KVKK kapsamındaki hakları konusunda açık ve anlaşılır bir aydınlatma metni sunmalıdır. Aydınlatma yükümlülüğü, veri sahiplerine şeffaflık sağlamak ve ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçmek açısından kritiktir.
• Açık Rıza ve Diğer İşleme Şartları: KVKK, kişisel verilerin işlenebilmesi için ilgili kişinin açık rızasını veya Kanun’da sayılan diğer işleme şartlarından birinin varlığını gerektirir. Veri sorumlusu, gereken durumlarda veri sahibinden belirli bir konuya ilişkin, özgür iradeyle ve bilgilendirilmeye dayalı olarak alınmış açık rıza temin etmelidir. Açık rıza alınmadan işlenebilecek veriler için ise (örneğin, kanuni zorunluluklar, sözleşmenin ifası için gerekli haller, meşru menfaat gibi durumlar) Kanun’daki şartlara uygun hareket etmelidir.
• Veri Güvenliğini Sağlama: KVKK’nın 12. maddesi, veri sorumlularına kişisel verilerin güvenliğini sağlama yükümlülüğü getirir. Bu kapsamda veri sorumlusu, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Örneğin, siber güvenlik önlemlerinin uygulanması, erişim yetkilerinin sınırlandırılması, verilerin anonim hale getirilmesi veya şifrelenmesi gibi tedbirler alınmalıdır. Veri sorumlusu, kendi bünyesinde bu tedbirlerin uygulanmasını sağlamak ve gerektiğinde denetimler yapmakla da yükümlüdür.
• Veri İşleyen Seçimi ve Denetimi: Bir veri sorumlusu, kişisel verileri işlemek üzere bir veri işleyen (örneğin bir dış hizmet sağlayıcı, yazılım şirketi veya bulut servisi) kullandığında, KVKK gereği veri güvenliği konusunda veri işleyenlerle birlikte sorumludur. Bu nedenle veri sorumlusu, hizmet aldığı veri işleyenleri özenle seçmeli, onlarla gerekli veri işleme sözleşmelerini akdetmeli ve işlenen verilerin Kanun’a uygun kullanıldığını denetlemelidir. Veri işleyen, veri sorumlusunun talimatları dışına çıkmamalı ve kişisel verileri başka amaçla kullanmamalıdır.
• Veri Sahibi Haklarını Karşılama: KVKK, ilgili kişilere (veri sahiplerine) kendi verileri üzerinde çeşitli haklar tanımıştır. Veri sorumlusu, veri sahibinin erişim, düzeltme, silme, işlemenin kısıtlanması, itiraz gibi taleplerini Kanun’da öngörülen usul ve sürelere uygun olarak yerine getirmek zorundadır. Örneğin, bir veri sahibi kendisiyle ilgili verileri öğrenmek veya yanlış verileri düzeltmek isterse, veri sorumlusu en geç 30 gün içinde bu talebe yanıt vermelidir. Ayrıca, verisi silinen veya düzeltilen kişilere bu işlemlerin yapıldığına dair bildirim de yapılmalıdır.
• VERBİS Kaydı: KVKK uyarınca belirli büyüklükteki veya nitelikteki veri sorumlularının, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) adlı ulusal kayıt sistemine kaydolması zorunludur. Veri sorumlusu, VERBİS’e kayıt olurken hangi tür kişisel verileri işlediğini, hangi amaçlarla işlediğini, veri konularını, aktarılan alıcı gruplarını ve alınan güvenlik tedbirlerini beyan eder. Bu kayıt, kamuya açık bir sicildir ve şirketlerin şeffaflık yükümlülüğünün bir parçasıdır. VERBİS kaydı yükümlülüğüne uymayan veri sorumluları, idari para cezalarıyla karşılaşabilir.
• Kişisel Veri Envanteri Oluşturma: Birçok işletme, KVKK uyum sürecinde kişisel veri envanteri hazırlayarak hangi verileri işlediğini, nerede sakladığını, kimlerle paylaştığını ve ne kadar süreyle muhafaza ettiğini tespit eder. Bu envanter, VERBİS’e kayıt sürecinde de temel bir gerekliliktir ve veri sorumlusunun tüm veri işleme süreçlerini haritalandırmasına yardımcı olur. Veri envanteri düzenli olarak güncellenmeli, iş süreçlerindeki değişiklikler envantere yansıtılmalıdır. Bu sayede, olası riskler ve uyumsuzluklar daha kolay tespit edilip giderilebilir.
• İhlal Bildirim Yükümlülüğü: KVKK, veri sorumlusuna, işlemiş olduğu kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, durumu en kısa sürede Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na (KVK Kurulu) ve etkilenen ilgili kişilere bildirme yükümlülüğü de yükler. Uygulamada KVK Kurumu, bir veri ihlali meydana geldiğinde 72 saat içinde Kurum’a bildirim yapılmasını tavsiye etmektedir. Veri sorumlusu, olası bir veri ihlaline karşı acil durum planları hazırlamalı ve böyle bir durumda hızlıca aksiyon almalıdır.

Veri İşleyenin Yükümlülükleri

Veri işleyen, veri sorumlusunun verdiği yetki ve talimatla onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. Veri işleyenler de KVKK kapsamında belli yükümlülüklere tabi olup, özellikle 2024 yılında yapılan kanun değişiklikleriyle bu yükümlülükleri artmıştır:

• Talimatlara Uygun Hareket Etme: Veri işleyen, kendisine verilen görev kapsamında sadece veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda veri işlemek zorundadır. Kişisel verileri veri sorumlusunun amaçladığı dışında veya kendi menfaatine kullanması yasaktır. Örneğin, bir şirkete bulut hizmeti sunan bir veri işleyen, müşterisine ait verileri yalnızca sözleşmede belirtilen amaçlar için barındırabilir, bunun dışında verileri kopyalayamaz veya üçüncü taraflarla paylaşamaz.
• Gizlilik ve Güvenlik Tedbirleri: KVKK’nın 12. maddesindeki veri güvenliği yükümlülükleri, veri işleyeni de kapsar. Veri işleyen, işlediği kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için teknik ve idari tedbirleri almakla sorumludur. Bu tedbirlere, veri sorumlusuyla imzalanan sözleşme uyarınca uyulmalıdır. Örneğin, bir veri işleyen, siber saldırılara karşı gerekli güvenlik yazılımlarını kullanmalı, verilere erişimi olan personeli konusunda eğitim vermeli ve gizlilik sözleşmeleri imzalatmalıdır. Veri işleyen, meydana gelen bir veri ihlalini derhal veri sorumlusuna bildirmelidir.
• Veri Sorumlusuyla Birlikte Sorumluluk: Kanunda 2024’te yapılan değişikliklerle, bazı yükümlülükler bakımından veri işleyenler de doğrudan sorumlu hale gelmiştir. Özellikle yurt dışına kişisel veri aktarımı konusunda, veri sorumlusu ile birlikte veri işleyen de Kurum’a bildirim yapmakla ve aktarım şartlarına riayet etmekle yükümlüdür. Örneğin, bir grup şirket içinde yurt dışındaki ana merkeze veri aktaran Türkiye’deki bir iştirak hem veri sorumlusu hem de talimat alarak veri işleyen konumunda olabilir; bu durumda uluslararası veri transferi kurallarına uyulmaması halinde veri işleyen şirket de sorumluluk taşır.
• Sözleşmesel Yükümlülüklere Riayet: Her veri işleyen ile veri sorumlusu arasında veri işleme sözleşmesi (genellikle gizlilik ve veri koruma ekleri içeren) yapılması gereklidir. Veri işleyen, bu sözleşmede öngörülen yükümlülüklere titizlikle uymalıdır. Sözleşmede genellikle veri işleyenin, verileri sadece belirlenen amaç için işleyeceği, yeterli güvenlik önlemleri alacağı, alt işleyen (sub-processor) kullanacaksa veri sorumlusundan izin alacağı, işi bittikten sonra verileri iade edip imha edeceği gibi hükümler yer alır. Bu koşullara aykırı davranan veri işleyen, hem sözleşmesel sorumluluk hem de KVKK kapsamında idari yaptırımlarla karşılaşabilir.
• Veri Sorumluları Sicili ve Bildirimler: Genel olarak VERBİS’e kayıt yükümlülüğü veri sorumlularına aittir, veri işleyenin ayrı bir kayıt yapması gerekmez. Ancak 2024 değişiklikleriyle getirilen standart sözleşmelerin Kurum’a bildirilmesi gibi bazı yeni yükümlülüklerde, veri işleyen de aktif rol almalıdır. Özellikle, kişisel verilerin yurt dışına aktarımında kullanılan ve Kurum tarafından onaylanan standart sözleşmelerin, imzalandıktan sonra en geç 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilmesi zorunlu tutulmuştur. Bu bildirimi yapmayan veri işleyenler için de idari para cezası öngörülmüştür. Dolayısıyla veri işleyenlerin, veri sorumlularıyla koordineli şekilde bu tür yasal bildirim ve kayıt gerekliliklerini yerine getirmeleri gerekir.

KVKK kapsamındaki yükümlülüklere uyulması, hem veri sorumluları hem de veri işleyenler için büyük önem taşır. İlerleyen bölümlerde, KVKK konusunda uzmanlaşmış bir avukatın bu süreçte nasıl bir destek sağladığı ve tipik olarak neler yaptığı ele alınacaktır.

KVKK Avukatının Görevleri ve Danışmanlık Hizmetleri

KVKK avukatı, kişisel verilerin korunması alanında uzmanlaşmış, şirketlere ve bireylere bu konuda hukuki danışmanlık veren profesyoneldir. Günümüzde, veri koruma hukuku oldukça dinamik ve teknik bir alan olduğundan, KVKK avukatının sağladığı hizmetler uyum sürecinin doğru yönetilmesinde kilit rol oynar. Aşağıda bir KVKK avukatının başlıca görevleri ve şirketlere sunduğu danışmanlık hizmetleri örneklerle açıklanmaktadır:

• KVKK Uyum Projelerinin Yürütülmesi: Bir KVKK avukatının temel görevlerinden biri, şirketlerin KVKK’ya uyum sağlaması için gereken adımları planlamak ve uygulamaktır. Örneğin, bir avukat bir KOBİ’de öncelikle mevcut durum analizi yaparak hangi verilerin toplandığını, bu verilerin nasıl saklandığını ve kimlerle paylaşıldığını belirler. Bu veri envanteri temelinde, şirketin zayıf noktalarını tespit eder ve uyum için bir yol haritası oluşturur. Bu süreçte gerekirse şirket içi politikalar ve prosedürler yeniden düzenlenir.
• Hukuki Dokümantasyon Hazırlığı: KVKK uyumu büyük ölçüde doğru dokümantasyon gerektirir. KVKK avukatı, ilgili şirket için gerekli tüm hukuki belgeleri hazırlar veya revize eder. Buna örnek olarak aydınlatma metinleri (bilgilendirme metinleri), açık rıza formları, gizlilik politikaları, çalışan gizlilik taahhütnameleri ve veri işleme sözleşmeleri sayılabilir. Örneğin, bir e-ticaret sitesi müşterileri için kayıt aşamasında gösterilecek aydınlatma metnini ve gerektiğinde alınacak açık rıza metnini hazırlamak avukatın görevidir. Bu dokümanlar, kanunun şartlarına uygun ve anlaşılır şekilde hazırlanmalıdır.
• Eğitim ve Farkındalık Çalışmaları: KVKK avukatları, danışmanlık verdikleri kurumlarda çalışanların farkındalığını artırmak üzere eğitimler düzenler. Zira, bir şirketin politika ve prosedürleri ne kadar iyi olursa olsun, çalışanların günlük uygulamada veri koruma kurallarına uymaması büyük risk oluşturur. Bu eğitimlerde, çalışanlara kişisel verilerin nasıl korunacağı, nelere dikkat etmeleri gerektiği, e-posta, şifre güvenliği, sosyal mühendislik saldırılarına karşı önlemler gibi pratik konular anlatılır. Örneğin, şirket çalışanlarına “Kişisel Veri Nedir ve KVKK’ya Göre Hangi Bilgiler Özel Niteliklidir?” gibi temel konularda atölyeler düzenlemek, olası hataların önüne geçer.
• Veri İhlali Müdahalesi ve Kriz Yönetimi: Bir veri ihlali yaşandığında, KVKK avukatı şirketin hasarı en aza indirmesine yardımcı olur ve yasal gerekliliklerin eksiksiz yerine getirilmesini sağlar. Örneğin, bir siber saldırı sonucu müşteri verileri sızdıysa, avukat hemen durumu değerlendirip ivedi olarak KVK Kurumu’na ihlal bildiriminde bulunulmasını sağlar. Aynı zamanda, etkilenen kişilere yapılacak bildirimlerin hazırlanmasında rol alır. Kriz sürecinde atılacak yanlış bir adımın idari yaptırım veya itibar kaybına yol açabileceğini öngörerek, şirketin iletişim stratejisine de katkı sunar.
• Danışmanlık ve Sürekli Denetim: KVKK avukatının danışmanlık hizmeti, tek seferlik bir uyum projesi ile sınırlı kalmaz. Kişisel veri işleme faaliyetleri dinamik olduğu için şirketlerin sürekli danışmanlığa ihtiyacı vardır. Yeni bir proje, ürün veya hizmet devreye alınırken verinin nasıl işleneceği konusunda hukuki görüş sunmak (örn. bir mobil uygulama geliştirirken kullanıcı verilerinin toplanması ve saklanması hakkında), mevcut uygulamaları periyodik olarak denetleyip kanuna aykırı bir durum olup olmadığını kontrol etmek, mevzuatta meydana gelen değişiklikler hakkında şirketi bilgilendirip gerekli güncellemeleri yapmak bu kapsamda sayılabilir. Örneğin 2024’te KVKK’da yapılan değişiklikleri takiben, avukat şirketin aydınlatma metinlerini ve sözleşmelerini yeni duruma uygun şekilde günceller.
• Temsil ve İhtilaf Çözümü: KVKK avukatları, gerekli durumlarda müvekkillerini Kişisel Verileri Koruma Kurumu nezdinde veya mahkemelerde temsil eder. Örneğin, bir şirkete KVKK kapsamında bir şikayet başvurusu yapılmışsa, avukat bu süreçte Kurum ile yazışmaları yürütür, savunma metinlerini hazırlar. Aynı şekilde, bir veri ihlali sonucu KVK Kurulu inceleme başlatırsa, şirketi temsil ederek gerekli belge ve bilgi akışını sağlar. Ayrıca, kişisel verilerin hukuka aykırı kullanımı nedeniyle bir bireyin açtığı davalarda şirketin savunmasını hazırlamak, uzlaşma veya arabuluculuk süreçlerinde yer almak da avukatın görev alanına girer. KVKK avukatı, müvekkilinin hem düzenleyici otorite karşısındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar hem de olası uyuşmazlıklarda en etkin çözümü bulmaya çalışır.

Bir KVKK avukatıyla çalışmak, şirketler için proaktif bir risk yönetimi aracıdır. Bu sayede şirketler, kanuna uygunluklarını sağlarken aynı zamanda müşterilerine ve iş ortaklarına karşı güven tesis ederler. Özellikle KVKK gibi yaptırımları ağır olabilen bir alanda uzman desteği almak, uzun vadede ciddi cezaların ve itibar kaybının önüne geçebilir.

Aydınlatma Yükümlülüğü, Açık Rıza, Veri Envanteri ve VERBİS

KVKK kapsamında, uyum sürecinin temel taşlarını oluşturan bazı kavram ve yükümlülükler vardır. Aydınlatma yükümlülüğü, açık rıza, kişisel veri envanteri ve VERBİS kaydı bu temel konular arasında özellikle önemlidir. Aşağıda, her birine ayrı ayrı değinilmiştir:

Aydınlatma Yükümlülüğü

Aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusunun ilgili kişilere karşı yerine getirmesi gereken ilk ve en önemli yükümlülüklerden biridir. Kişisel veriler toplanırken veya en geç veri elde edilirken ilgili kişiye, verilerin hangi amaçlarla işleneceği, kimlerin bu verilere erişebileceği, hangi yöntemle toplandığı, hukuki dayanağın ne olduğu ve ilgili kişinin haklarının neler olduğu konusunda bilgi verilmelidir. Bu bilgiler genellikle bir aydınlatma metni aracılığıyla sunulur. Örneğin, bir e-ticaret sitesine üye olurken kullanıcıya gösterilen “Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması” metni, aydınlatma yükümlülüğünün bir tezahürüdür. Aydınlatma metni sade, anlaşılır bir dille yazılmalı ve gerektiğinde kolayca erişilebilir olmalıdır. Kanun, aydınlatmanın açık ve anlaşılır bir şekilde yapılmasını şart koşar; bu nedenle uzun, karmaşık hukuki ifadelerden kaçınılmalıdır. Aydınlatma yükümlülüğünün ihlali durumunda, veri sorumlusu idari para cezalarıyla karşılaşabileceği gibi, bu ihlal aynı zamanda ilgili kişilerin güven kaybına da yol açabilir.

Açık Rıza

Açık rıza, KVKK’da ve veri koruma hukukunda merkezi bir kavramdır. İlgili kişinin belirli bir konuya ilişkin, yeterli bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradesiyle açıklanan rızası, “açık rıza” olarak tanımlanır. Her veri işleme faaliyeti için açık rıza gerekli değildir; KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde sayılan diğer hukuki işleme sebeplerinden biri varsa (örneğin kanuni bir zorunluluk veya fiili imkansızlık hali) açık rıza aranmaksızın da veri işlenebilir. Ancak açık rıza gerektiğinde, bu rıza “açık” ve “özgür iradeyle verilmiş” olmalıdır. Bu da, bireye neye onay verdiğinin net bir şekilde anlatıldığı ve herhangi bir zorlamanın olmadığı bir ortamda alınan onayı ifade eder. Örneğin, bir bankanın pazarlama amaçlı elektronik ileti göndermesi için müşterisinden açık rıza alması gerekir; bu rıza kutucuğunun önceden işaretlenmemiş olması, ayrı bir onay mekanizması sunulması gibi koşullar sağlanarak alınmalıdır. Açık rıza metinlerinde, rızanın hangi veriler ve hangi işlemler için alındığı detaylı şekilde belirtilmelidir. Ayrıca, ilgili kişi dilediği zaman verdiği rızayı geri alabilmelidir. Uygulamada açık rızanın en iyi şekilde alınması, sonradan doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçer; zira ispatı kolay bir kayıt (log) sistemiyle rızanın alındığının gösterilmesi önemlidir.

Kişisel Veri Envanteri

Kişisel veri envanteri, bir kurumun işlediği tüm kişisel verilerin kapsamlı bir dökümünü sunan dokümandır. Veri envanteri hazırlanması, KVKK’ya uyum sürecinde stratejik bir adımdır ve genellikle bir KVKK projesinin ilk aşamalarından biridir. Envanterde, kurumun işlediği kişisel verilerin kategorileri, bu verilerin hangi iş süreçlerinde kullanıldığı, hukuki işleme dayanakları, verilerin saklandığı yerler (fiziksel arşiv, sunucu, bulut vb.), verilerin kimlere aktarıldığı (yurt içi veya yurt dışı alıcılar, üçüncü taraf hizmet sağlayıcılar gibi) ve verilerin saklama süreleri gibi bilgiler yer alır. Bu envanteri çıkarmak, kurumun “nerede, hangi kişisel veriye sahip olduğunu” anlamasını sağlar. Örneğin, bir insan kaynakları departmanı çalışan özlük bilgilerini, sağlık raporlarını, acil durum iletişim bilgilerini işlerken; pazarlama departmanı müşterilerin iletişim bilgilerini ve satın alma geçmişini işliyor olabilir. Tüm bu farklı işlemelerin tek tek haritalanması, bir bütün olarak şirketin veri koruma yükümlülüklerini yönetebilmesi için gereklidir. Ayrıca, KVKK’nın öngördüğü “veri minimizasyonu” (gereğinden fazla veri toplamama ve eldeki veriyi ihtiyaç kalmadığında silme) prensibini hayata geçirmek de ancak güncel bir veri envanteriyle mümkündür. Kişisel veri envanteri, VERBİS kaydı esnasında da rehberlik eder çünkü VERBİS’e kaydolurken sorulan soruların yanıtları bu envanterden derlenir. Düzenli aralıklarla gözden geçirilen ve güncellenen bir veri envanteri, şirketin KVKK uyumunun sürdürülebilir olmasına katkı sağlar.

VERBİS’e Kayıt Yükümlülüğü

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulan ve veri sorumlularının kayıt olmak zorunda olduğu çevrimiçi bir sicildir. Kanun gereği, yıllık çalışan sayısı veya mali bilanço değeri Kurul tarafından belirlenen eşiklerin üzerinde olan şirketler, kamu kurumları ve yurt dışında yerleşik olup da Türkiye’de veri işleyen gerçek/tüzel kişiler VERBİS’e kaydolmalıdır. VERBİS kaydı, bir şirketin KVKK’ya uyum yolunda attığı en görünür adımlardan biridir ve kayıt sırasında şirket, hangi kategorideki kişisel verileri işlediğini ve ne amaçla işlediğini beyan eder. Bu bilgiler ışığında, örneğin bir yazılım firmasının çalışan verileri, müşteri verileri, tedarikçi verileri gibi envanterde yer alan veri kategorilerini ve işleme amaçlarını sisteme girdiği düşünülmelidir. VERBİS’e kayıt, sorumluluk almak anlamına gelir: beyan edilen bilgilerin doğru ve güncel olması gerekir. Kanun, VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edilmesi halinde ağır idari para cezaları öngörmüştür. Bu nedenle, VERBİS’e kayıt süreci genellikle bir KVKK avukatı veya uzman danışman eşliğinde yürütülür. Kayıt tamamlandıktan sonra da, iş süreçlerinde meydana gelen değişiklikler (örneğin yeni bir veri işleme faaliyetine başlama, veri kategorilerinde değişiklik gibi) olduğunda VERBİS kaydının güncellenmesi gerekir. Unutulmamalıdır ki, VERBİS kaydı bir formaliteden ibaret değildir; şirketin kendi beyanıyla şeffaflık sağladığı ve KVKK uyum taahhüdünü gösterdiği bir araçtır.

KVKK Uyum Sürecinde Sık Yapılan Hatalar ve Yaptırımlar

KVKK uyum sürecinde şirketlerin sıkça yaptığı hatalar, çoğu zaman yetersiz bilgi, farkındalık eksikliği veya kaynak yetersizliğinden kaynaklanır. Bu hatalar, hem kanun ihlallerine hem de veri güvenliği açıklarına yol açabilir. Aşağıda sık karşılaşılan bazı hatalar ve KVKK’ya uyulmaması durumunda karşılaşılabilecek yaptırımlar açıklanmaktadır.

Sık Yapılan Hatalar

• Yetersiz Aydınlatma veya Hiç Aydınlatmama: Birçok şirket, müşterilerinden veya çalışanlarından veri toplarken kanunen zorunlu olan aydınlatma metinlerini ya hiç sunmuyor ya da eksik bilgiyle sunuyor. Örneğin, yalnızca genel bir gizlilik politikasına link verip detaylı bilgilendirme yapmamak, aydınlatma yükümlülüğünü tam olarak karşılamaz. Bu eksiklik ileride hukuki ihtilaflarda şirketi zor durumda bırakabilir.
• Gereksiz veya Fazla Veri Toplama: “İhtiyaçtan fazla veri toplama” KVKK’nın ihlaline yol açan yaygın hatalardandır. Örneğin, bir mağaza kampanya için müşterinin sadece ad-soyad ve e-posta bilgisine ihtiyaç duyarken, kimlik numarası ya da adres gibi ekstra bilgileri talep etmek veri minimizasyonu ilkesine aykırıdır. Gereğinden fazla veri toplamak, sorumlulukları artırır ve olası bir veri sızıntısında daha büyük zararlar doğurabilir.
• Açık Rıza Alınması Gereken Durumlarda İhmal: Kanunun izin verdiği diğer işleme şartları yokken açık rıza alınmadan veri işlemek ciddi bir ihlaldir. Örneğin, bir sağlık kuruluşunun hastalarının sağlık verilerini (özel nitelikli kişisel veri) açık rıza almaksızın pazarlama amacıyla kullanması yasaya aykırıdır. Bazı şirketler, her durumda açık rızanın gerekli olduğunu düşünerek aslında gerekmediği durumlarda bile rıza toplamaya çalışmak gibi hatalar da yapabiliyor; bu ise rızanın değerini düşürür ve karmaşa yaratır. Önemli olan, ne zaman rıza gerektiğini ne zaman diğer yasal dayanakların geçerli olduğunu doğru tespit etmektir.
• Veri Güvenliği Önlemlerinin Yetersizliği: Teknolojik açıdan zayıf şifreleme kullanımı, güncel olmayan yazılımlar, çok fazla çalışanın gereksiz yere hassas verilere erişebilmesi, yedekleme yapmama veya bulut sistemlerini güvensiz kullanma gibi hatalar veri güvenliği ihlallerine davetiye çıkarır. Örneğin, bir şirketin müşteri verilerini parola koruması olmadan çevrimiçi bir depoda tutması, temel güvenlik ihlallerinden biridir. Bu tür zaafiyetler, hem KVKK ihlaline hem de ciddi veri kayıplarına neden olabilir.
• VERBİS Kayıt ve Bildirimlerini İhmal: VERBİS’e kayıt yükümlü olduğu halde kayıt yaptırmayan veya kaydolsa bile yeni veri işleme faaliyetlerini sisteme bildirmeyen şirketler bulunmaktadır. Bu durum, Kurum tarafından kolaylıkla tespit edilebilir ve ciddi yaptırımlara yol açar. Kayıt olsa da beyan edilen bilgileri güncellememek de bir diğer hata. Örneğin, şirket çalışan sayısı artıp VERBİS’e kayıt zorunluluğu doğduğu halde kayıt yaptırmamak ya da yeni bir departman kişisel veri işlemeye başladığında bunu sicile işlememek sık karşılaşılan uyumsuzluklardandır.
• Çalışan ve Üçüncü Taraf Bilinç Eksikliği: Şirket içinde KVKK uyumundan sorumlu birimler olsa bile, diğer çalışanların konuya yeterince hakim olmaması hata riskini artırır. Örneğin, bir çalışan gelen e-postadaki kimlik kopyasını güvenli olmayan bir şekilde şirket dışına aktarırsa, bu bir veri ihlali doğurabilir. Benzer şekilde, şirketin çalıştığı üçüncü taraflar (örneğin, dış kaynak IT firması) KVKK konusunda bilinçli değilse, onların yapacağı hatalar da veri sorumlusunu sorumluluk altında bırakır.
• Veri Saklama Sürelerine Uymama: KVKK prensiplerine göre, kişisel veriler gerekli olan süre kadar muhafaza edilmeli, ihtiyaç ortadan kalktığında silinmeli veya anonim hale getirilmelidir. Pek çok işletme, “belki lazım olur” düşüncesiyle verileri süresiz saklamakta veya kullanma amacı kalmayan verileri sistemlerinden silmemektedir. Örneğin, 10 yıl önceki müşterilerin artık işleme amacı kalmamış detaylı verilerinin hâlâ tutulması, gereksiz risk taşır ve KVKK’nın veri minimizasyonu ilkesine aykırıdır.
• Kişisel Veri Kategorilerini Yanlış Sınıflandırma: Özellikle özel nitelikli kişisel veriler (sağlık bilgileri, biyometrik veriler, dini inanç, ceza mahkûmiyeti kaydı vb.) konusunda hatalı işlemler sık görülür. Bu tür veriler, KVKK kapsamında daha sıkı korumaya tabidir ve işlenmeleri için açık rıza veya kanunda belirtilen özel şartlar gerekir. Örneğin, bir insan kaynakları biriminin çalışanlardan sağlık raporu toplarken bunu sıradan bir kişisel veri gibi işlemesi ve gerekli ek güvenlik önlemlerini almaması bir hatadır.
• Veri Sahibi Başvurularını Cevapsız Bırakma: KVKK, bireylere kendi verileriyle ilgili başvuru hakkı tanır. Bir kişinin şirkete başvurup “hakkımda hangi verileri işliyorsunuz, bunları silin/düzeltin” demesi halinde, bu başvuruya yasal süre içinde cevap vermemek bir ihlal oluşturur. Birçok şirket bu tür başvurular için bir mekanizma oluşturmadığı için yasal süreleri kaçırmakta ve yaptırıma maruz kalmaktadır.

Yaptırımlar ve Cezalar

KVKK’ya uyumun sağlanamaması halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çeşitli idari yaptırımlar uygulanabilir. Kanunun 18. maddesi, belirli ihlal türleri için idari para cezası öngörmektedir. 2025 yılı itibarıyla uygulanacak ceza limitleri (yeniden değerleme oranları güncellemesiyle) şu aralıklardadır:

• Aydınlatma yükümlülüğünün ihlali: İlgili kişiyi bilgilendirmeme durumunda yaklaşık 68 bin TL’den 1,36 milyon TL’ye kadar idari para cezası söz konusu olabilir.
• Veri güvenliği tedbirlerinin alınmaması: Kişisel verilerin güvenliğini sağlamama, yetkisiz erişime karşı önlem almama gibi durumlarda 204 bin TL’den başlayıp 13,6 milyon TL’ye varan cezalar uygulanabilir.
• KVK Kurulu kararlarına uymama: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun verdiği talimat ve kararlara riayet etmemek, en ağır ceza kategorilerinden biridir. Bu durumda 340 bin TL’den 13,6 milyon TL’ye kadar ceza verilebilir.
• VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırılık: Sicile hiç kayıt olmamak ya da bilgileri eksik/yanlış bildirmek de ciddi yaptırımlar getirir. Bu ihlal için 272 bin TL ile 13,6 milyon TL arasında ceza öngörülmüştür.
• Standart sözleşmeleri bildirmeme: 2024 değişiklikleriyle gelen yeni bir yükümlülük olarak, yurt dışı veri aktarımı için kullanılan standart sözleşmelerin imzadan sonra 5 iş günü içinde Kurum’a iletilmemesi durumunda yaklaşık 72 bin TL ile 1,44 milyon TL arasında ceza kesilebilir.

Belirtilen tutarlar, her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenmektedir ve ihlalin niteliğine, kapsamına göre Kurul bu aralıklarda bir cezaya hükmeder. İdari para cezalarının yanı sıra, KVKK ihlalleri şirketler için ciddi itibar kaybına yol açabilir; müşterilerinin verilerini koruyamayan bir şirket, güvenilirliğini zedeleyebilir. Ayrıca bazı ihlaller, Türk Ceza Kanunu kapsamında da suç teşkil edebilir (örneğin hukuka aykırı veri kaydetme suçu), bu durumda sorumlular hakkında ceza davaları açılabilir.

KVKK yaptırımları yalnızca cezai boyutta kalmaz; Kurul, gerekli gördüğünde veri işlemeyi durdurma gibi idari tedbirler de alabilir. Özellikle ağır ihlal hallerinde, söz konusu faaliyet geçici olarak durdurulabilir veya ilgili sistemler kısıtlanabilir. Sonuç olarak, KVKK’ya uyumsuzluk hem maddi hem manevi açıdan büyük riskler barındırdığından, şirketlerin gerekli tedbirleri baştan alması en sağlıklı yoldur.

2024 ve 2025 Yılındaki Güncel Gelişmeler

KVKK mevzuatı ve uygulamaları, zaman içinde gelişmekte ve güncellenmektedir. Özellikle 2024 ve 2025 yıllarında hem yasal düzenlemeler cephesinde hem de uygulamada önemli yenilikler olmuştur:

• Kanunda 2024 Yılı Değişiklikleri: Mart 2024’te TBMM’de kabul edilip Haziran 2024 itibarıyla yürürlüğe giren KVKK değişiklikleri, Kanun’u Avrupa Birliği standartlarına daha da yaklaştırmıştır. Bu değişikliklerin başında, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesindeki şartların esnetilmesi gelmektedir. Önceden sağlık ve cinsel hayat verileri gibi hassas veriler, ancak sır saklama yükümlülüğü altındaki kuruluşlar (örneğin hastaneler) tarafından belli şartlarla işlenebilirken; değişiklik ile fiilen rıza veremeyecek durumda olan bir kişinin hayatının korunması veya benzeri zaruri hallerde, sağlık verilerinin açık rıza olmadan da işlenebilmesine imkan tanınmıştır. Yani acil durumlarda veya kamu sağlığını ilgilendiren durumlarda özel nitelikli verilerin kullanılmasında yasal zemin genişletilmiştir.
• Yurt Dışına Veri Aktarımında Yeni Mekanizmalar: 2024 değişikliklerinin en dikkat çeken yönlerinden biri, kişisel verilerin yurt dışına aktarımı (KVKK md. 9) konusunda getirilen yeni mekanizmalardır. Daha önce, Türkiye’den yurtdışına veri aktarımı yapmak isteyen bir veri sorumlusu, ya Kurul’un “yeterli koruma sağladığını ilan ettiği ülkeler” listesinde olan bir ülkeye aktarım yapacak ya da ilgili kişiden açık rıza alacaktı. Bunun dışında bir yol olarak da, Türkiye’deki ve yurtdışındaki veri sorumluları arasında Kurul’a sunulup onaylanacak taahhütname (taahhütlü sözleşme) imzalanması yöntemi vardı. 2024 değişiklikleriyle, bağlayıcı şirket kuralları (bir grup şirket içindeki veri transferleri için, Kurul onaylı kurallar bütünü) ve standart sözleşmeler de mevzuata girdi. Standart sözleşmeler, Avrupa Birliği’ndeki “Standart Sözleşme Maddeleri (Standard Contractual Clauses)” benzeri, Kurum tarafından yayınlanacak tip sözleşmelerdir ve bunların kullanılması halinde veri aktarımı için ayrıca Kurul izni gerekmeyecektir (Kurum’a sadece bildirim yeterli olacaktır). Henüz bu standart sözleşme metinlerinin ayrıntıları Kurumca yayınlanmamış olsa da, uygulamaya girdiğinde şirketlerin uluslararası veri transferlerini kolaylaştıracağı öngörülmektedir. Ayrıca, yeni düzenlemeye göre, kişisel verilerin yurtdışına aktarımında kullanılan yöntem ne olursa olsun, ilk aktarım sonrasındaki ikincil aktarımlarda da (yani veri yurtdışındaki bir taraftan başka bir üçüncü ülkeye aktarılırsa) KVKK’nın getirdiği güvencelerin devam etmesi şartı aranacaktır. Bu, veri sorumluları ve işleyenlerin, verinin nihai varacağı ülkedeki hukuki koruma hakkında bilgi sahibi olmasını ve gerekli önlemleri almasını gerektirir.
• Veri İşleyenlerin Sorumluluğunun Artması: 2024 değişiklikleriyle, veri işleyenlerin de KVKK’nın muhatabı olarak daha net bir biçimde düzenlendiği görülmektedir. Özellikle yurtdışına veri aktarımı kurallarına uyulmaması durumunda artık veri işleyenlere de doğrudan idari para cezası verilebileceği kanunda belirtilmiştir. Örneğin, bir veri sorumlusunun talimatıyla yurtdışına veri gönderen bir işleyenin, standart sözleşmeyi Kurum’a bildirmemesi halinde bizzat ceza alması söz konusu olacaktır. Bu değişiklik, veri işleyenlerin “nasılsa cezayı veri sorumlusu öder” düşüncesiyle hareket etmelerinin önüne geçmeyi hedeflemektedir.
• İdari Para Cezalarında Güncellemeler: Her yıl yeniden değerleme oranlarına göre KVKK kapsamındaki para cezaları güncellenmektedir. 2024 ve 2025 için bu oranlar oldukça yüksek gerçekleştiği için, ceza üst limitleri milyonlarca liraya ulaşmıştır. Örneğin 2023’te en yüksek 5 milyon TL civarında olan bir ceza üst sınırı, 2025’te 13,6 milyon TL seviyesine çıkmıştır. Bu artışlar, ekonomik koşullara göre nominal değerleri ayarlarken, şirketler açısından da caydırıcılığı artırmaktadır. Özellikle büyük ölçekli teknoloji şirketlerine veya veri ihlaline karışmış firmalara Kurul tarafından bu üst sınıra yakın cezalar verildiği basına yansımaktadır.
• Kurul Kararlarına Karşı İtiraz Yolu: 2024 düzenlemeleriyle, KVK Kurulu’nun verdiği kararlara karşı ilgili tarafların idari yargı yoluna başvurma imkanları daha net hale getirilmiştir. Önceden Kurul kararlarına itiraz süreci tartışmalıydı; yeni düzenlemeyle, verilen idari para cezalarına ve diğer Kurul kararlarına karşı idare mahkemelerinde dava açılabileceği açıkça hükme bağlanmıştır. Bu, şirketlerin kendilerini savunma hakkı açısından önemli bir güvencedir ve olası haksız veya orantısız cezalara karşı yargı denetimini sağlamaktadır.
• Sektörel Rehberler ve Kararlar: 2024 ve 2025 yıllarında Kişisel Verileri Koruma Kurumu çeşitli sektörlere özel rehberler ve ilke kararları yayımlamıştır. Örneğin, yapay zeka uygulamaları, finans sektöründe müşteri verilerinin korunması, sağlık sektöründe biyometrik verilerin kullanımı gibi konularda tavsiye niteliğindeki rehberler duyurulmuştur. Yine aynı dönemde Kurul, bazı önemli veri ihlali kararlarını kamuoyuyla paylaşmıştır. Özellikle 2024’te yaşanan bir dizi veri sızıntısı olayı sonrasında, Kurul’un yüksek tutarlı cezalar verdiği ve bu karar özetlerini yayınlayarak diğer şirketlere de uyarıda bulunduğu görülmektedir. Bu gelişmeler, KVKK uygulamasının giderek daha ciddiye alındığını ve regülatörün denetimleri sıkılaştırdığını gösterir.
• Uluslararası Gelişmelere Uyum: Avrupa Birliği’nde veri koruma alanındaki gelişmeler (örneğin yapay zeka regülasyonları, çerez politikaları, uluslararası veri transferine ilişkin yeni kararlar) Türkiye’de de yakından takip edilmektedir. 2024-2025 döneminde, Türk şirketlerinin AB ile ticari ilişkileri gereği yurt dışı veri transferi ve çok uluslu şirketlerin uyumu konularında daha fazla danışmanlık aldığı dikkat çekmektedir. KVKK avukatları bu süreçte şirketlere hem Türk mevzuatını hem de uluslararası en iyi uygulamaları gözeten bir uyum stratejisi çizmelerinde destek olmuştur. Örneğin, Avrupa’da gündeme gelen yeni yapay zeka düzenlemelerinin kişisel veri boyutu, Türkiye’de de büyük şirketlerin gündemine girmiş ve proaktif önlemler alınmaya başlanmıştır.

Özetle, 2024 ve 2025 yılları KVKK açısından reform niteliğinde yeniliklerin yaşandığı ve veri koruma bilincinin daha da arttığı bir dönem olmuştur. Şirketlerin bu güncel gelişmeleri takip ederek politikalarını güncellemesi, hem hukuki uyum hem de rekabet avantajı açısından önemlidir.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

• KVKK nedir?
  

  KVKK, “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu”nun kısaltmasıdır. 6698 sayılı bu Kanun, Türkiye’de kişisel verilerin işlenmesini düzenleyen temel yasadır. KVKK’nın amacı, kişisel verilerin işlenmesinde bireylerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve veri sorumlularının uyması gereken kuralları belirlemektir.

• Kişisel veri kavramı ne anlama gelir?
  

  Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Örneğin bir kişinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, telefon numarası, e-posta adresi, sağlık bilgileri hatta araç plakası bile o kişiyi doğrudan ya da dolaylı olarak tanımlayabiliyorsa kişisel veridir. KVKK, kişisel verileri koruma altına alır ve bu verilerin işlenmesi için belli şartlar öngörür.

• Özel nitelikli (hassas) kişisel veri nedir?
  

  Özel nitelikli kişisel veriler, açık rıza olmadan veya kanundaki özel haller dışında kesinlikle işlenmesi yasak olan hassas verilerdir. Kanun’da sayılan bu veriler arasında; bireylerin sağlık bilgileri, biyometrik verileri (parmak izi gibi), genetik verileri, cezai sicil bilgileri, dini inançları, kılık ve kıyafet bilgileri, vakıf/dernek üyelikleri, cinsel hayatları gibi mahremiyet düzeyi yüksek veriler yer alır. Bu tür verilerin işlenmesi halinde daha sıkı önlemler alınmalı ve kanuni şartlar sağlanmalıdır.

• Veri sorumlusu ve veri işleyen arasındaki fark nedir?
  

  Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve araçlarını belirleyen, verilerin korunmasından nihai olarak sorumlu olan taraftır. Örneğin, bir şirket müşterilerinin verilerini topluyorsa o şirket veri sorumlusudur. Veri işleyen ise veri sorumlusunun talimatıyla onun adına verileri işleyen üçüncü taraflardır. Örneğin, aynı şirketin müşterilerine ait verileri sakladığı bir bulut depolama hizmeti sunan firma, veri işleyendir. Veri işleyenler, veri sorumlusunun kontrolü altında çalışır ve kendi amaçları için veriyi kullanamazlar.

• KVKK’ya kimler uymak zorunda?
  

  KVKK, Türkiye’de faaliyet gösteren veya Türkiye’deki bireylerin verilerini işleyen tüm gerçek ve tüzel kişileri kapsar. Şirketler, kamu kurumları, dernekler, vakıflar hatta tek başına çalışan serbest meslek sahipleri bile eğer kişisel veri işliyorlarsa KVKK hükümlerine uymalıdır. Yurt dışında yerleşik olup Türkiye’de veri işleyenler de (örneğin, bir yabancı e-ticaret sitesi Türk müşterilerin verisini işliyorsa) KVKK’ya tabidir. Sadece kişisel verileri kendisi için, tamamen kişisel veya ailevi faaliyetler kapsamında işleyenler (örneğin telefon rehberine arkadaş numarası kaydetmek gibi) Kanun’un kapsamı dışındadır.

• Veri sahiplerinin KVKK kapsamındaki hakları nelerdir?
  

  KVKK, ilgili kişi olarak adlandırılan veri sahiplerine geniş haklar tanımaktadır. Bu haklar, Kanun’un 11. maddesinde sayılmıştır ve her bireyin kendi verileri üzerinde kontrol sahibi olmasını amaçlar. Başlıca haklar şunlardır: (1) Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme; (2) işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; (3) verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; (4) yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; (5) kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme; (6) kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme; (7) düzeltme veya silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; (8) işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme; (9) verilerinin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. Bu hakları kullanmak isteyen kişiler, veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurumun belirlediği diğer yöntemlerle başvuru yapabilirler. Veri sorumlusu, talebi en geç 30 gün içinde değerlendirmeli ve olumlu ya da olumsuz yanıtını gerekçesiyle birlikte ilgili kişiye bildirmelidir.

• VERBİS nedir ve kimlerin kayıt olması gerekir?
  

  VERBİS, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’nin kısa adıdır. KVKK uyarınca Kurulun belirlediği kriterlere uyan (genelde yıllık çalışan sayısı 50’yi aşan veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’yi aşan şirketler ile ana faaliyet konusu özel nitelikli veri işleme olanlar) tüm veri sorumluları VERBİS’e kayıt olmalıdır. Bu sisteme kayıt olarak, hangi verileri işlediklerini ve hangi amaçlarla işlediklerini beyan ederler. Kayıt yükümlülüğü, KVK Kurumu tarafından verilen süreler içinde yerine getirilmezse idari para cezasına neden olabilir.

• Aydınlatma metni ile açık rıza metni aynı şey mi?
  

  Hayır, aydınlatma metni ve açık rıza metni farklı amaçlara hizmet eder. Aydınlatma metni, veri sorumlusunun ilgili kişiyi bilgilendirmesi için hazırlanır ve kişisel verilerin kim tarafından, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiği gibi bilgileri içerir. Her veri toplama sürecinde bu bilgilendirme yapılmalıdır. Açık rıza metni ise ilgili kişiden, belirli bir veri işleme faaliyeti için onay almak amacıyla kullanılan metindir. Açık rıza metninde, kişinin neye onay verdiği açıkça belirtilir ve kişi bu metindeki onayı okuyup kabul eder. Özetle; aydınlatma metni bilgi verme amacı taşırken, açık rıza metni onay alma amacı taşır.

• KVKK kapsamında bir ihlal olursa ne yapmalıyım?
  

  Eğer şirketiniz KVKK kapsamında bir ihlal yaptığını fark ederse (örneğin bir veri sızıntısı olduysa veya yanlışlıkla bir müşterinin verisi ifşa edildiyse), öncelikle ihlali durdurmak veya etkilerini azaltmak için hemen teknik ve idari önlemleri alın. Sonrasında, mümkün olan en kısa sürede Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bu ihlali bildirin. KVKK, ihlal durumunda Kurul’a bildirim yapmayı zorunlu kılar. Ayrıca ihlalden etkilenen kişilere de uygun yollarla bilgi verin. Bu süreçte bir KVKK avukatından destek almak hem yasal bildirimlerin doğru yapılması hem de sonraki olası yaptırım süreçlerinin yönetilmesi açısından faydalı olacaktır. İhlal sonrası, benzer bir durumun tekrarlanmaması için iç süreçlerinizi gözden geçirip gerekli iyileştirmeleri yapmayı da unutmayın.

• KVKK avukatı ile çalışmak neden önemli?
  

  KVKK ve genel olarak veri koruma hukuku uzmanlık gerektiren, teknik ayrıntılara sahip bir alandır. KVKK avukatı, şirketinizin veri işleme faaliyetlerini analiz ederek nerede hukuka aykırılık riskleri olduğunu tespit edebilir ve bunları gidermek için çözüm sunar. Ayrıca, mevzuat sürekli güncellendiği için, bir uzmanın son değişiklikleri takip ederek şirket politikalarını güncellemesi gerekir. KVKK avukatı, olası bir denetim veya şikayet durumunda sizi temsil eder, haklarınızı savunur ve süreci doğru şekilde yönetir. İş dünyasında, veri ihlali kaynaklı cezalar ve itibar kayıpları göz önüne alındığında, böyle bir uzman desteği almak riskleri ciddi ölçüde azaltır ve şirketinizin güvenliğini sağlar.

• Çalışanların kişisel verileri de KVKK kapsamına girer mi?
  

  Evet, bir şirketin çalışanlarına ait veriler de KVKK kapsamında korunur. İşveren (şirket) bu verilerin veri sorumlusudur ve çalışanlarının özlük bilgileri, sağlık raporları, maaş bilgileri gibi verilerini işlerken KVKK’ya uygun hareket etmelidir. Bu da, çalışanlara iş başında verilen aydınlatma metinlerini, gerekli hallerde açık rıza formlarını, personel verilerinin güvenli şekilde saklanmasını ve belirli süre sonunda imha edilmesini içerir. Çalışanlar da tıpkı müşteriler gibi verileri konusunda haklara sahiptir; verilerine erişim talep edebilir, güncellenmesini veya silinmesini isteyebilirler. Son yıllarda çalışan verileri konusunda da KVK Kurumu’na yapılan şikayetler artmıştır, bu nedenle işverenlerin çalışan verilerinin korunması hususunda da hassas olması gerekir.