VERBİS Kayıt Yükümlülüğü ve Kapsamı

VERBİS Nedir?

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun yürürlüğe girmesiyle birlikte, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilere çeşitli yükümlülükler getirdi. Bu yükümlülükler arasında en önemlisi diyebileceğimiz, kısa adı VERBİS olan “Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi”dir. Yasanın koyduğu hükümlere göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, kişisel veri işlemesine başlamadan önce VERBİS’e kayıt olmak zorundadır. VERBİS, kişisel veri işleme faaliyetlerinin kategorik bazda beyan edilmesini gerektirir ve veri sorumlularının kimler olduğunu, kişisel verilerin korunması hakkında hangi yol ve yöntemi izleyeceklerini açıklar.

VERBİS Kayıt Zorunluluğu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. maddesine göre VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt mecburidir. Bu yasa, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan VERBİS sistemine gerçek ve tüzel kişilerin veri işleme faaliyetine başlamadan önce kayıt zorunluluğu getirmiştir. Bu zorunlulukların detayları, KVKK ve Veri Sorumluları Hakkında Yönetmelik’te belirlenmiştir. İstisnalar dışında, gerçek ve tüzel kişilerin eksiksiz biçimde sisteme kayıtlarını yapmaları zorunludur.

VERBİS Kayıt Süresi ve Cezalar

VERBİS’e kayıt süresi 25 Temmuz 2023 tarihinde başlamıştır. kayıt süresi, yıllık çalışan sayısı ve yıllık mali bilanço toplamına göre farklılık göstermektedir:

1. Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den yüksek olan veri sorumluları için:

– Son tarih: 30.05.2023

– Bu tarihten sonra: Belirtilen şartları taşıyan veri sorumluları en geç 3 ay içinde VERBİS’e kaydolmak zorundadır.

2. Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan veri sorumluları için:

– Başlangıç tarihi: 01.01.2024

– Son tarih: 31.03.2024

3. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşu veri sorumluları için:

– Başlangıç tarihi: 01.04.2024

– Son tarih: 30.06.2024

VERBİS kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları için, kanunun 18. maddesine göre 20.000 TL’den 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezaları öngörülmüştür. Ayrıca, kamu kurum ve kuruluşlarında görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır.

VERBİS’e Kimler Kayıt Olmalıdır?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre, kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olarak işleyen ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler VERBİS sistemine kayıt olmakla yükümlüdür. Kanun, bazı istisnalar dışında tüm veri sorumlularını kapsar.

VERBİS’e Kayıt Yaparken Hangi Bilgiler Gereklidir?

VERBİS sistemine kayıt yaparken gerçek ve tüzel kişilerden istenen bilgiler şunlardır:

• Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
• Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
• Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler
• Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre

VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun (KVKK) internet sitesi üzerinden giriş yapılarak VERBİS kaydı yapılır. Yurtdışında yerleşik veri sorumluları öncelikle “veri sorumlusu temsilcisi” atamalı ve bu atamaya ilişkin onaylı belgeyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na iletmelidir. Veri sorumlusu temsilcisi tarafından, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır ve gerekli bilgi girişleri yapılarak kayıt işlemi tamamlanır.

Sonuç

VERBİS kayıt yükümlülüğü, kişisel verilerin güvenliği ve şeffaflığı açısından büyük önem taşımaktadır. VERBİS’e zamanında kayıt yaptırmak, hem hukuki yükümlülüklerinizi yerine getirmenizi sağlar hem de müşteri güvenini artırır. Kayıt sürecinin dikkatli bir şekilde takip edilmesi ve gerekli güncellemelerin yapılması, olası cezaların önüne geçecektir.

Konu ile ilgili herhangi bir soru veya talebiniz olması halinde bizlerle her zaman iletişime geçebilir, dilediğiniz takdirde online danışmanlık hizmetimizden yararlanabilirsiniz.

Saygılarımızla,

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. VERBİS’e kimler kayıt olmak zorundadır?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre, kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler VERBİS sistemine kayıt olmak zorundadır. Ancak bazı istisnalar bulunmaktadır, bu istisnalar arasında noterler, siyasi partiler, avukatlar ve belirli şartları taşıyan küçük ölçekli işletmeler yer almaktadır.

2. VERBİS kaydı için hangi bilgiler gereklidir?

VERBİS sistemine kayıt yaparken aşağıdaki bilgiler gereklidir:

• Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
• Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
• Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler
• Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre

3. VERBİS kaydı yapılmazsa ne olur?

VERBİS kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları, 6698 sayılı Kanun’un 18. maddesi uyarınca 20.000 TL’den 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezası ile karşı karşıya kalabilirler. Ayrıca, kamu kurum ve kuruluşlarında görev yapan memurlar hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır.

4. VERBİS kayıt süresi nedir?

VERBİS kayıt süresi, veri sorumlusunun türüne göre değişiklik göstermektedir. Örneğin, yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olan veri sorumluları için kayıt süresi 30.06.2020 olarak belirlenmiştir. Diğer veri sorumluları için belirlenen süreler ise farklılık gösterebilir.

5. VERBİS kaydı nasıl yapılır?

VERBİS kaydı, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun (KVKK) internet sitesi üzerinden yapılır. Yurtdışında yerleşik veri sorumluları öncelikle “veri sorumlusu temsilcisi” atamalı ve bu atamaya ilişkin onaylı belgeyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na iletmelidir. Kayıt sürecinde gerekli bilgi girişleri yapılarak işlemler tamamlanır.