Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İşverenlerin çalışanları hakkında toplaması gereken belirli bilgiler ve belgeler, işçi haklarının korunması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi açısından büyük önem taşır. Bu belgelerin düzenli bir şekilde saklanması ve gerektiğinde yetkili mercilere sunulması için oluşturulan dosyalara özlük dosyası denir. İş Kanunu’nun 4857 sayılı maddesi gereğince, her işveren çalıştırdığı işçi için bir özlük dosyası hazırlamak zorundadır. Bu yazıda, özlük dosyasının nasıl hazırlanacağı ve içerdiği belgeler hakkında detaylı bilgiler bulabilirsiniz.

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, işçinin işe başlama sürecinden itibaren işveren tarafından saklanması gereken kişisel ve yasal belgeleri içeren bir dosyadır. Bu dosyada işçinin kimlik bilgileri, ikametgâh belgesi, sağlık raporu gibi belgeler yer alır. Aynı zamanda işçinin iş hayatı boyunca işverenle olan ilişkisini ve çalışma sürecindeki performansını gösteren tüm belgeler de bu dosyada saklanır. İşverenin, işçinin haklarını ve yükümlülüklerini güvence altına alması açısından özlük dosyası büyük bir öneme sahiptir.

Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Olmalıdır?

Özlük dosyasında yer alması gereken belgeler, işçinin işe giriş sürecinden itibaren alınması gereken yasal evraklardır. Ancak, işçinin çalışma süresi boyunca bu dosyanın güncel tutulması ve gerekli yeni belgelerin eklenmesi de gereklidir. İşte, özlük dosyasında bulunması gereken bazı temel belgeler:

• Nüfus cüzdanı fotokopisi: İşçinin kimlik bilgilerini içerir.
• İkametgâh belgesi: İşçinin adres bilgilerini gösterir.
• Adli sicil kaydı: İşçinin sabıka durumunu belirtir.
• Diplomalar ve sertifikalar: İşçinin eğitim geçmişi ve yetkinliklerini gösteren belgeler.
• Sağlık raporu: İşçinin sağlık durumunu belgeleyen evrak.
• İş sözleşmesi: İşçinin işverenle imzaladığı iş sözleşmesi.
• Sigorta giriş bildirgesi: İşçinin SGK kaydını gösteren belge.
• Askerlik durum belgesi: Erkek çalışanlar için askerlik durumunu belgeleyen evrak.

Bu belgeler, özlük dosyasının temelini oluşturur. Ancak işçinin çalıştığı süre boyunca elde edilen performans değerlendirme raporları, izin talepleri, maaş bordroları ve disiplin cezaları gibi diğer belgeler de özlük dosyasına eklenmelidir.

Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?

Özlük dosyası, genellikle şirketlerin insan kaynakları departmanı tarafından hazırlanır. İnsan kaynakları departmanı, işe yeni başlayan çalışandan gerekli belgeleri toplayarak dosyayı oluşturur. Dosyanın eksiksiz ve düzenli bir şekilde saklanması, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından oldukça önemlidir.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyasının hazırlanma süreci, işyerinin büyüklüğüne ve çalışanın pozisyonuna göre farklılık gösterebilir. Ancak temel olarak aşağıdaki adımlar takip edilmelidir:

1. Personel bilgileri toplanır: İşe başlayan her çalışanın kişisel bilgileri ve işe girişle ilgili belgeleri toplanır.
2. Klasör oluşturulur: Her çalışan için ayrı bir klasör açılır ve personelin adı soyadı dosyanın üzerine yazılır.
3. Evrak kontrolü yapılır: Toplanan belgelerin eksiksiz olduğundan emin olunur ve her evrakın bir kopyası dosyada saklanır.
4. Takip çizelgesi oluşturulur: Dosyanın güncelliğini sağlamak için bir kontrol ve takip çizelgesi eklenir.
5. Düzenli arşivleme: Evraklar düzenli bir şekilde klasöre eklenir ve insan kaynakları departmanında muhafaza edilir.

Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?

İş Kanunu’nun 4857 sayılı maddesine göre, özlük dosyası tutmak yasal bir zorunluluktur. Bu dosyanın tutulmaması durumunda işveren idari para cezasına çarptırılabilir. 2023 yılı itibarıyla bu ceza 9.303 TL olarak belirlenmiştir. Bu yüzden her işverenin özlük dosyalarını eksiksiz ve düzenli bir şekilde tutması büyük önem taşır.

Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanmalıdır?

İş Kanunu’na göre özlük dosyasının saklanma süresi belirli değildir. Ancak vergi kanunları gereği bu süre 5 yıl, SGK uygulamaları gereği ise 10 yıl olarak belirlenmiştir. Ayrıca, iş sağlığı ve güvenliği düzenlemeleri gereği özlük dosyalarının 15 yıl saklanması zorunludur.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur?
   Özlük dosyasında kimlik fotokopisi, ikametgâh belgesi, adli sicil kaydı, sağlık raporu, iş sözleşmesi ve sigorta giriş bildirgesi gibi belgeler bulunur.
2. Özlük dosyası tutmanın cezası nedir?
   2023 yılı itibarıyla özlük dosyası tutmamanın cezası 9.303 TL olarak belirlenmiştir.
3. Özlük dosyasını kim hazırlar?
   Özlük dosyası genellikle insan kaynakları departmanı tarafından hazırlanır ve takip edilir.
4. Özlük dosyası ne kadar süre saklanmalıdır?
   Özlük dosyası vergi kanunları gereği 5 yıl, SGK uygulamaları gereği 10 yıl, iş sağlığı ve güvenliği kanunları gereği ise 15 yıl saklanmalıdır.
5. Özlük dosyasında bulunması gereken özel belgeler nelerdir?
   Çalışanın engelli olması, teşvikten yararlanması veya 18 yaşının altında olması gibi özel durumlar, dosyada bulunması gereken ek belgeler gerektirir.

Konu ile ilgili herhangi bir soru veya talebiniz olması halinde bizlerle her zaman iletişime geçebilir, dilediğiniz takdirde online danışmanlık hizmetimizden yararlanabilirsiniz.

Saygılarımızla,